Huishoudelijk reglement Cultuurplatform Ouder-Amstel

Artikel 1 Samenhang met Reglement

De bepalingen uit het huishoudelijk reglement moeten in samenhang worden gezien met het Reglement Cultuurplatform Ouder-Amstel, vastgesteld door de Gemeenteraad Ouder-Amstel op 7 juli 2008.

Artikel 2 Bestuur

Het bestuur van het Cultuurplatform Ouder-Amstel bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Een persoon kan maximaal 1 functie tegelijk vervullen. In voorkomende gevallen voorziet het bestuur in tijdelijke plaatsvervanging door een lid van het Cultuurplatform Ouder-Amstel. De bestuursleden worden voor 4 jaar benoemd. Het bestuur stelt een schema van aftreden op.

Artikel 3 Taak voorzitter

De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van het Cultuurplatform Ouder-Amstel.
De voorzitter vertegenwoordigt het Cultuurplatform Ouder-Amstel naar buiten.
De voorzitter voert periodiek overleg met de vaste contactpersoon van de gemeente.
Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij/zij vervangen door een van de andere bestuursleden.

Artikel 4 Taak secretaris

De secretaris is belast met het bijeenroepen van het Cultuurplatform Ouder-Amstel.
De secretaris draagt zorg voor het opmaken van de agenda en het opstellen van de actielijst.
De secretaris voert namens het Cultuurplatform Ouder-Amstel de correspondentie.
De secretaris beheert het archief van het Cultuurplatform Ouder-Amstel.

Artikel 5 Taak penningmeester

De penningmeester voert de financiële huishouding van het Cultuurplatform Ouder-Amstel; hij/zij stelt ieder jaar, uiterlijk in november, de begroting op en legt over ieder jaar verantwoording af in het jaarverslag.
De penningmeester legt in de begroting de wijze vast waarop de door de gemeente Ouder Amstel beschikbaar gestelde middelen worden verdeeld.
Voor financiële transacties die niet vallen onder de goedgekeurde begroting is de penningmeester, of in geval van afwezigheid, een ander bestuurslid, bevoegd om te beschikken over de banksaldi voor een bedrag van ten hoogste vijf procent van de begroting. Voor bedragen daarboven is de toestemming van het Cultuurplatform Ouder-Amstel vereist.

Artikel 6 Werkwijze

Het Cultuurplatform Ouder-Amstel stelt jaarlijks een vergaderschema vast.
De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering. Vergaderingen worden zoveel mogelijk afwisselend in Ouderkerk a/d Amstel en Duivendrecht gehouden.
Indien op initiatief van minstens 3 leden een extra vergadering nodig is, vindt deze vergadering plaats binnen14 dagen nadat het verzoek daartoe is ingekomen.
De secretaris stelt - in overleg met de voorzitter - voor iedere vergadering een agenda op stuurt deze naar de leden van het platform, vertegenwoordiger(s) van de gemeente en eventueel uitgenodigde deskundigen. Op de agenda worden de door de voorzitter en door leden opgegeven onderwerpen geplaatst. Ieder lid van het Cultuurplatform Ouder-Amstel kan een onderwerp op de agenda laten plaatsen. De gemeente kan verzoeken om bepaalde onderwerpen te agenderen.
De actielijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering verstuurd. De te behandelen stukken worden verstuurd zodra ze beschikbaar zijn.
In besluitvormingsprocedures stemmen de leden van het Cultuurplatform Ouder-Amstel op persoonlijk titel. Leden participeren op persoonlijke titel en halen informatie bij hun achterban.
Besluiten worden zoveel mogelijk genomen op basis van consensus. Indien dit niet lukt, worden besluiten genomen bij meerderheid van stemmen.
Het is dan raadzaam om bij het advies de afwijkende mening met onderbouwingen te vermelden.

Artikel 7 Instellen van werkgroepen

Het Cultuurplatform Ouder-Amstel kan besluiten tot het instellen van een werkgroep met een bepaald omschreven doel.
Een werkgroep kan bestaan uit leden van het Cultuurplatform Ouder-Amstel en niet leden op grond van hun deskundigheid.
In elke werkgroep heeft minimaal één lid van het Cultuurplatform Ouder-Amstel zitting.
Bij het instellen van een werkgroep worden tussen het Cultuurplatform Ouder-Amstel en de werk-groep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de beschikbare middelen.
Een werkgroep rapporteert aan het Cultuurplatform Ouder-Amstel.

Artikel 8 Vertrouwelijkheid

De leden van het Cultuurplatform Ouder-Amstel zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegen-heden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijk karakter moeten begrijpen.

Artikel 9 Jaarverslag

De secretaris maakt jaarlijks een verslag van de werkzaamheden van het Cultuurplatform Ouder-Amstel in het afgelopen jaar.
De secretaris draagt er zorg voor dat het jaarverslag ter kennisneming wordt rondgezonden aan de leden en de vertegenwoordiger(s) van de gemeente. Tevens kunnen vertegenwoordigers van culturele instellingen en bewoners op verzoek het jaarverslag ontvangen.Het jaarverslag zal op de website worden gepubliceerd.

Artikel 10 Toehoorders

Bij de vergaderingen kunnen toehoorders aanwezig zijn, tenzij de aard van de vergadering dit niet toelaat. Zij hebben niet zondermeer spreekrecht, maar hun naam wordt wel in het verslag vermeld tenzij de toehoorder daar bezwaar tegen heeft. Het is toehoorders toegestaan een deel van de vergadering bij te wonen en de vergadering tussentijds, na afronding van een agendapunt, te verlaten. Als toehoorders de vergaderorde verstoren kunnen zij uit de vergadering worden verwijderd.

Artikel 11

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Cultuurplatform Ouder-Amstel op voorstel van de voorzitter.

Aldus vastgesteld door alle leden van het Cultuurplatform Ouder-Amstel.